ลูกค้าขอ “ใบเสร็จ” แต่จริงๆ ต้องการ “ใบกำกับภาษี”
ฟรีแลนซ์ออก “ใบเสนอราคา” แล้วเรียกมันว่า “ใบแจ้งหนี้”
สองสถานการณ์นี้เกิดบ่อยมาก และส่วนใหญ่ไม่มีปัญหาในทางปฏิบัติ — จนกว่าจะถึงวันที่ลูกค้าต้องนำเอกสารไปใช้ขอคืนภาษี หรือฝ่ายบัญชีปฏิเสธ
สามเอกสารต่างกันยังไง
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ออกก่อนรับเงิน เป็นการแจ้งว่า “งานเสร็จแล้ว ขอเก็บเงินนะ”
ใบแจ้งหนี้บอกว่า:
- งานอะไร ราคาเท่าไหร่
- ต้องชำระภายในวันไหน
- ช่องทางการโอนเงิน
ยังไม่มีการรับเงิน ยังไม่ถือว่า “รายรับ” ในทางบัญชี ถ้าลูกค้าไม่จ่าย ออกใบแจ้งหนี้ไว้ก็ไม่มีผลทางภาษี
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
ออกหลังรับเงินแล้ว เป็นหลักฐานว่า “รับเงินจากลูกค้าแล้ว”
ใบเสร็จรับเงินทั่วไป (ที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี) บอกแค่ว่ารับเงินจำนวนเท่าไหร่ วันไหน เพื่ออะไร ใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินได้ แต่ลูกค้าไม่สามารถนำไปขอคืน VAT ได้
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
เอกสารสำคัญที่สุดในสามอย่าง เป็นทั้งใบเสร็จรับเงินและหลักฐานภาษีในเวลาเดียวกัน
ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น ถ้ายังไม่จดทะเบียน VAT ออกได้แค่ใบเสร็จทั่วไป
ลูกค้าที่จด VAT ต้องการใบกำกับภาษีเพื่อนำ VAT ที่จ่ายไปหักออกจาก VAT ที่ตัวเองต้องส่งกรมสรรพากร — นั่นแหละคือเหตุผลที่บางเจ้าเรียกให้ “ออกใบกำกับภาษีให้ด้วย”
สรุปง่ายๆ ว่าใช้ตอนไหน
| สถานการณ์ | เอกสารที่ใช้ |
|---|---|
| ส่งงานแล้ว รอเงิน | ใบแจ้งหนี้ (Invoice) |
| รับเงินแล้ว ลูกค้าต้องการหลักฐาน | ใบเสร็จรับเงิน |
| ลูกค้าจด VAT และต้องการ input VAT | ใบกำกับภาษี |
| ลูกค้าขอดูราคาก่อนจ่าย | ใบเสนอราคา (Quotation) |
ฟรีแลนซ์ทั่วไปที่ยังไม่จด VAT ออกได้แค่ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้ ถ้าลูกค้าต้องการใบกำกับภาษีจริงๆ ก็ต้องพูดคุยกันก่อน
VAT มีผลกับเอกสารยังไง
ถ้าจดทะเบียน VAT แล้ว ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษีต้องบวก VAT 7% เข้าไปด้วย แล้วส่งส่วนนั้นให้กรมสรรพากรทุกเดือน
สำหรับฟรีแลนซ์ที่รายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปีและยังไม่จด VAT ไม่ต้องบวก VAT ในใบเสร็จ
ถ้าไม่แน่ใจว่าราคาที่คิดลูกค้ารวม VAT หรือยัง ลองใช้ เครื่องคำนวณ VAT แยกตัวเลขให้ชัดเจนก่อนออกเอกสาร
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกี่ยวข้องกับเอกสารไหน
บางทีได้รับเงินโอนมาน้อยกว่าที่แจ้งในใบแจ้งหนี้ นั่นเพราะลูกค้าหัก “ภาษีหัก ณ ที่จ่าย” ออกก่อนโอนมาให้
ส่วนใหญ่ฟรีแลนซ์ถูกหัก 3% จากยอดที่ตกลงกัน แล้วลูกค้าจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ เก็บไว้ใช้ตอนยื่นภาษีประจำปี
เช็กตัวเลขก่อนได้โดยใช้ เครื่องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อให้รู้ว่าจะได้รับโอนมาเท่าไหร่จริงๆ
ทำเอกสารออนไลน์ได้ฟรี ไม่ต้องซื้อโปรแกรม
ฟรีแลนซ์หรือเจ้าของธุรกิจเล็กๆ ที่ไม่อยากลงทุนซอฟต์แวร์บัญชีตั้งแต่วันแรก มีตัวเลือกที่ทำได้ฟรีและใช้งานบนเบราว์เซอร์ได้เลย:
- ทำใบเสนอราคา — กรอกข้อมูล คำนวณ VAT และหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ
- ทำใบแจ้งหนี้ — สลับระหว่างใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีจากข้อมูลชุดเดิม
- ทำใบเสร็จรับเงิน — พิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ได้ทันที
สามเครื่องมือนี้ใช้ร่วมกันได้ ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าที่กรอกไว้จะคงอยู่ตลอดการทำงาน ไม่ต้องกรอกซ้ำทุกใบ
ข้อควรระวังที่คนมักลืม
เลขที่เอกสารต้องต่อเนื่อง — ถ้าออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จเอง แนะนำให้ใส่เลขที่เรียงลำดับ เช่น INV-2568-001 เพื่อให้ตามรอยได้ง่าย
วันที่ต้องถูกต้อง — ใบกำกับภาษีต้องออกวันที่รับเงินจริง ไม่ใช่วันที่ทำงานเสร็จ
เก็บสำเนาไว้เสมอ — ทั้งฝั่งที่ส่งลูกค้าและฝั่งที่เก็บไว้เอง ตอนยื่นภาษีจะได้มีหลักฐานครบ
เอกสารธุรกิจดูซับซ้อนตอนแรก แต่พอเข้าใจว่าแต่ละอย่างมีไว้ทำอะไร การออกให้ถูกประเภทก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป