ปัญหาที่ฟรีแลนซ์เจอบ่อยไม่ใช่หางานไม่ได้ แต่คือพอได้งานแล้วส่งเอกสารบิดๆ Canva ทำไม่ถูก Excel ก็ไม่ถนัด แล้วก็จบที่ส่งสเปกงานบน Line แทน
ลูกค้าองค์กรรับ Line สเปกไม่ได้ครับ ต้องเป็นเอกสารจริงๆ
เอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องใช้มีสามอัน
ใบเสนอราคา — ส่งก่อนรับงาน บอกว่าทำอะไร ราคาเท่าไหร่ เงื่อนไขอะไร ถ้าไม่มีเอกสารนี้ ลูกค้าบางรายปฏิเสธไม่รับงานเลย
ใบแจ้งหนี้ — ส่งเมื่อส่งมอบงานแล้ว เรียกเก็บเงิน ต้องมีเลขที่เอกสาร วันครบกำหนด และรายการที่ชัดเจน
ใบเสร็จรับเงิน — ส่งหลังได้รับเงิน เป็นหลักฐานว่าชำระค่าบริการเรียบร้อยแล้ว ลูกค้าบริษัทต้องการเพื่อเบิกค่าใช้จ่าย
สามอันนี้ทำได้ฟรีออนไลน์ ไม่ต้องติดตั้งอะไรทั้งนั้น
วิธีทำใบเสนอราคาออนไลน์
ไปที่ สร้างใบเสนอราคาออนไลน์ กรอกชื่อบริษัทหรือชื่อตัวเอง ชื่อลูกค้า รายการงาน และราคา
ระบบจะคำนวณ VAT 7% และภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ ไม่ต้องคำนวณเอง แค่กดพิมพ์ก็ได้ไฟล์ PDF ขนาด A4 พร้อมส่งลูกค้าทันที
จุดที่หลายคนพลาดคือไม่ได้ใส่ภาษีหัก ณ ที่จ่าย แล้วไปทะเลาะกับลูกค้าตอนรับเงินว่าทำไมได้น้อยกว่าที่คุย อ่านวิธีคำนวณภาษีพวกนี้ได้ที่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ฟรีแลนซ์ต้องรู้อะไรบ้าง
ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไร
ลูกค้าองค์กรส่วนใหญ่มีระบบบัญชีที่ต้องการข้อมูลครบถ้วนก่อนอนุมัติจ่าย ข้อมูลที่ขาดไม่ได้คือ:
- เลขที่เอกสาร (Invoice Number) — ต้องไม่ซ้ำกัน
- วันที่ออกเอกสารและวันครบกำหนดชำระ
- รายการสินค้าหรือบริการชัดเจน
- ของผู้รับ: ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ มีฟิลด์ครบตามที่บริษัทต้องการ ข้อมูลที่กรอกในใบเสนอราคาโอนมาได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
ใบเสร็จไม่ใช่แค่สำเนาใบแจ้งหนี้
ความต่างที่สำคัญคือใบแจ้งหนี้เป็นการ “เรียกเก็บ” ส่วนใบเสร็จเป็นการ “ยืนยันว่ารับเงินแล้ว” สองอันนี้ไม่ใช่เอกสารเดิม ลูกค้าบางราย finance team ขอแยกกันอย่างชัดเจน
สร้างใบเสร็จรับเงินออนไลน์ ปริ้นเป็น PDF A4 ได้ทันที พอได้รับโอนเงินจากลูกค้าก็ทำส่งกลับไปได้เลย กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที
ตั้งค่าครั้งเดียว ใช้ได้ทุกครั้ง
สิ่งที่ทำให้เครื่องมือพวกนี้ใช้งานได้จริงคือไม่ต้องกรอกข้อมูลบริษัทของตัวเองทุกครั้ง บันทึกไว้ครั้งแรกแล้วใช้ซ้ำได้เลย
ถ้ายังทำงานฟรีแลนซ์แล้วส่งสเปกบน Line อยู่ ลองเปลี่ยนดูครั้งเดียว ลูกค้าองค์กรที่เคยรอได้รับค่าจ้างช้าเพราะเอกสารไม่ครบ กลายเป็นโอนเร็วขึ้นเมื่อเอกสารดูถูกต้องครบถ้วน
เครื่องมืออื่นที่ฟรีแลนซ์ใช้ได้เสริมด้วย
QR Code — ใส่ QR PromptPay ในใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าโอนเงินได้ง่ายขึ้น สร้าง QR Code ฟรี ในเว็บเดียวกัน
วงล้อสุ่มชื่อ — ช่วยเลือกออร์เดอร์ลำดับงาน หรือใช้ในการสุ่มของ giveaway ให้ลูกค้า วงล้อสุ่มชื่อ ใช้งานฟรีไม่ต้องสมัคร
ทั้งหมดนี้อยู่ในหน้า เครื่องมือออนไลน์ฟรี รวมกันหมดเลยไม่ต้องเปิดหลายแท็บ