ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ — ทำเองฟรีออนไลน์ ไม่ต้องง้อโปรแกรมบัญชี

ทุกครั้งที่รับงานใหม่ ต้องส่งเอกสารอย่างน้อย 3 อย่างตามลำดับ — ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน หลายคนยังใช้ Word หรือ Google Docs ที่ทำเองแบบมือแล้วส่งเป็น PDF ซึ่งก็ใช้ได้ แต่ทุกครั้งที่มีงานใหม่ ต้องมานั่งแก้ตัวเลข วันที่ และชื่อลูกค้าซ้ำๆ ใหม่ทุกครั้ง

เครื่องมือทำเอกสารออนไลน์ช่วยลดขั้นตอนพวกนี้ได้เยอะ

ใบเสนอราคาควรมีอะไรบ้าง

ใบเสนอราคาที่ลูกค้าบริษัทยอมรับได้ต้องมีองค์ประกอบครบ

• ชื่อและที่อยู่ผู้ออก พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
• ชื่อและที่อยู่ลูกค้า
• เลขที่เอกสาร และวันที่ออก
• รายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย รวม
• VAT 7% (ถ้าเป็นผู้ประกอบการจด VAT)
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถ้าลูกค้าจะหักให้ระบุไว้ในเอกสาร
• ยอดสุทธิ ที่จะได้รับจริง

เครื่องมือสร้างใบเสนอราคา คำนวณ VAT และหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ ใส่รายการแล้วกด Export เป็น PDF ขนาด A4 ได้เลย ไม่ต้องคำนวณเองว่ายอดก่อน VAT คือเท่าไหร่

ใบแจ้งหนี้ต่างจากใบเสนอราคายังไง

หลายคนสงสัยว่าต้องส่งทั้งสองใบไหม หรือใบเดียวพอ

ใบเสนอราคา คือการแจ้งราคาก่อนเริ่มงาน ยังไม่มีผลผูกพัน ลูกค้าอนุมัติแล้วถึงเริ่มงานได้

ใบแจ้งหนี้ คือการเรียกเก็บเงินหลังส่งงานหรือถึงรอบเรียกเก็บ มีผลทางบัญชีและกฎหมาย

งานทั่วไปที่ไม่ซับซ้อน บางลูกค้าขอแค่ใบแจ้งหนี้พอ แต่ถ้าเป็นโปรเจกต์ที่ต้องอนุมัติงบก่อน ต้องส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าเซ็นก่อนเสมอ

เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ ออกแบบมาให้สลับระหว่างเอกสารทั้งสองได้โดยข้อมูลไม่หาย ทำให้ไม่ต้องกรอกรายการซ้ำอีกรอบ

ใบเสร็จรับเงิน — สำคัญมากกว่าที่คิด

หลังลูกค้าจ่ายเงินมาแล้ว ส่งใบเสร็จกลับไปด้วยทุกครั้ง ไม่ใช่แค่มารยาท แต่ลูกค้าต้องใช้ใบเสร็จเป็นหลักฐานทางบัญชีในการบันทึกรายจ่าย

ถ้าไม่ส่งใบเสร็จ บางบริษัทปิดงบได้ช้าลง และอาจทำให้การจ่ายรอบหน้าล่าช้าตามมา ส่งใบเสร็จเร็วเท่าไหร่ ปิดงานได้เร็วเท่านั้น

เครื่องมือสร้างใบเสร็จรับเงิน ทำได้ภายในไม่กี่นาที ใส่รายการ วันที่ และยอดที่โอนมาจริง Export เป็น PDF ไปส่งได้เลย

VAT และหัก ณ ที่จ่าย — คำนวณยังไงไม่ให้สับสน

สองอย่างนี้สับสนกันบ่อย

VAT 7% คือภาษีที่คิดเพิ่มจากราคา ลูกค้าเป็นคนจ่าย เราแค่เก็บแล้วไปนำส่งสรรพากร เช่น ราคางาน 10,000 บาท + VAT 700 บาท = ลูกค้าจ่ายมา 10,700 บาท

หัก ณ ที่จ่าย คือลูกค้าหักออกจากยอดก่อนโอน แล้วนำส่งสรรพากรแทนเรา เช่น งาน 10,000 บาท ลูกค้าหัก 3% = โอนมาแค่ 9,700 บาท ส่วน 300 บาทลูกค้าส่งให้สรรพากรแทน

ถ้าจด VAT ด้วย ยอดที่ได้รับจริงคือ 10,700 - 300 = 10,400 บาท และต้องนำ 300 บาทภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปใช้เป็นเครดิตภาษีตอนยื่นแบบปลายปี

คำนวณยอดสุทธิที่ควรได้รับได้ทันทีที่ เครื่องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ เครื่องคำนวณ VAT

เก็บเอกสารไว้นานแค่ไหน

กฎหมายบัญชีกำหนดให้เก็บเอกสารทางการเงินไว้ 5 ปีหลังปิดบัญชี ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาที่ยื่นภาษีประจำปี เก็บเอกสารรายได้ไว้สัก 5 ปีเผื่อสรรพากรขอตรวจสอบย้อนหลัง

ไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์หรือ Cloud ก็ใช้ได้ ไม่ต้องพิมพ์กระดาษเสมอไป แต่ต้องเปิดได้จริงเมื่อถูกขอ

เริ่มทำใบเสนอราคาชุดแรกได้ที่ เครื่องมือสร้างใบเสนอราคา ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก ใช้ได้ทันที