ฟรีแลนซ์หลายคนยังทำใบเสนอราคาด้วย Excel ตั้งแต่ปี 2560 ซึ่งก็ไม่ได้ผิดอะไร แต่พอมีงานหลายชิ้นพร้อมกัน การเปิดไฟล์ เปลี่ยนชื่อลูกค้า ปรับตัวเลข แล้วเซฟ PDF ทีละรอบ มันกินเวลาเกินจำเป็น
เอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องใช้บ่อย
ก่อนอื่น ต้องแยกให้ชัดก่อนว่าแต่ละเอกสารใช้เมื่อไหร่:
ใบเสนอราคา ส่งก่อนลูกค้าตัดสินใจ — บอกราคา รายการงาน ระยะเวลา ยังไม่ผูกพันทางกฎหมาย
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ส่งหลังงานเสร็จหรือถึงวันนัดชำระ — เรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ มีผลทางกฎหมาย
ใบเสร็จรับเงิน ส่งหลังรับเงินแล้ว — ยืนยันการชำระเงิน ลูกค้าใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่าย
ทำเอกสารทั้งสามอย่างได้ออนไลน์เลยที่ สร้างใบเสนอราคา, สร้างใบแจ้งหนี้, และ สร้างใบเสร็จรับเงิน — ฟรี ไม่ต้องสมัคร พิมพ์ A4 หรือบันทึก PDF ได้ทันที
VAT และหัก ณ ที่จ่าย — ตัวเลขที่มักทำผิด
ฟรีแลนซ์ที่เพิ่งเริ่มรับงานมักงงกับสองตัวเลขนี้
VAT 7% — ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ให้ตัดเรื่องนี้ออกไปก่อน ไม่ต้องบวก VAT ในใบเสนอราคา แต่ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม อาจขอให้คุณออกใบกำกับภาษีซึ่งต้องไปจดทะเบียนก่อน
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย — นี่คือสิ่งที่ลูกค้านิติบุคคลมักทำ โดยหักเงินออกจากยอดก่อนโอน เช่น ค่าจ้างทำของ (รหัส 3) หัก 3% หมายความว่าถ้าราคางาน 10,000 บาท ลูกค้าจะโอนมาแค่ 9,700 บาท แล้วนำ 300 บาทส่งสรรพากรแทนคุณ
คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้เลยถ้าต้องการเช็กตัวเลขก่อนส่งใบเสนอราคา แล้วถ้าต้องการถอด VAT หรือคำนวณ VAT 7% ทาง เครื่องคำนวณ VAT ก็ทำได้ในคลิกเดียว
ทำไมเอกสารถูกต้องถึงสำคัญ
ไม่ใช่แค่เรื่องภาพลักษณ์ แต่เวลาสรรพากรตรวจสอบหรือลูกค้าขอเอกสารย้อนหลัง คุณต้องมีหลักฐานที่ตรวจสอบได้ ใบแจ้งหนี้ที่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถูกต้อง วันที่ชัดเจน และรายการงานระบุครบ ช่วยป้องกันปัญหาภายหลังได้เยอะ
ฟรีแลนซ์เสียภาษีประเภทไหน
รายได้จากงานฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่เป็นรายได้มาตรา 40(2) หักค่าใช้จ่ายได้ 50% แต่ไม่เกิน 100,000 บาท แล้วนำเงินได้หลังหักมารวมกับรายได้ปีนั้นเพื่อยื่น ภ.ง.ด.90 ปลายปี
ถ้าภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกหักไว้ตลอดปีรวมกันแล้วมากกว่าภาษีที่ต้องจ่ายจริง สรรพากรจะคืนเงินให้ — นี่คือเหตุผลที่ต้องเก็บสลิปโอนและหนังสือรับรองการหักภาษีทุกงาน
เริ่มทำเอกสารแรกได้เลยที่ สร้างใบเสนอราคา ใส่รายการงาน ราคา และชื่อลูกค้า แล้วโหลด PDF ได้ภายใน 5 นาที