รับงานมาแล้ว แต่ลูกค้าขอใบเสนอราคาก่อนโอนเงิน นั่งแก้ Excel อยู่ครึ่งชั่วโมงยังไม่เสร็จเพราะสูตร VAT มันผิดตลอด คิดว่าเรื่องแบบนี้เกิดกับคนเดียวหรือเปล่า? ไม่ใช่หรอก
ส่วนใหญ่คนที่เพิ่งเริ่มฟรีแลนซ์จะสะดุดตรงนี้ ทำงานเก่ง แต่พอต้องออกเอกสารก็หนืดทุกที ทั้งที่จริงมันง่ายกว่านั้นเยอะ
ฟรีแลนซ์ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
จริงๆ มีแค่ 3 อย่างหลักๆ ที่ใช้วนเวียน:
ใบเสนอราคา — ส่งก่อนเริ่มงานให้ลูกค้าอนุมัติ ถ้าไม่ส่งก็อย่าแปลกใจถ้าราคาเปลี่ยนทีหลัง
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) — ส่งตอนส่งงานหรือก่อนโอนเงิน บางลูกค้าต้องการทุกครั้ง
ใบเสร็จรับเงิน — ส่งหลังได้รับเงินแล้ว ระบบบัญชีลูกค้าต้องการตัวนี้เพื่อปิดรายการ
สามตัวนี้ใช้ทำงานได้ครบวงจรแล้ว ลูกค้าใหญ่บางเจ้าต้องการครบทั้งหมดทุกงาน
ทำเองโดยไม่ต้องคิดเลข
ปัญหาของ Excel คือคุณต้องคิดเองว่า VAT คือ 7% ของยอดก่อน VAT ไม่ใช่ยอดรวม พอรีบๆ มันผิดบ่อยมาก
ลองใช้ โปรแกรมทำใบเสนอราคาออนไลน์ ดูแทน กรอกรายการ ใส่ราคา เลือกว่ารวม VAT หรือไม่ ระบบคำนวณให้เองพร้อมหัก ณ ที่จ่าย แล้วปริ้น PDF ขนาด A4 ได้เลย ไม่มีลายน้ำ
สลับมาทำ ใบแจ้งหนี้ ก็ใช้ข้อมูลเดิมได้ ไม่ต้องกรอกซ้ำ แล้วถ้าลูกค้าโอนมาแล้วก็ทำ ใบเสร็จรับเงิน ได้อีกใบในคลิกเดียว
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย — ตัวเลขที่หลายคนลืมคิด
ลูกค้าบางราย (โดยเฉพาะบริษัทนิติบุคคล) จะหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ก่อนโอนเงินมาให้ ถ้าส่งใบแจ้งหนี้ 10,000 บาท จะได้รับจริง 9,700 บาท
ไม่ใช่โดนโกง แต่ลูกค้าต้องนำส่งภาษีตัวนั้นแทนคุณ ปลายปีเอาใบหักภาษีมายื่นขอคืนได้
ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ลองใช้ เครื่องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย ดูก่อนว่าจะได้รับเงินจริงเท่าไหร่ จะได้ไม่งงตอนเงินเข้า
QR Code ในเอกสาร — ทำให้ดูมืออาชีพขึ้นมาก
เพิ่ม QR Code ลิงก์ไปหน้าเว็บหรือ portfolio ในเอกสารได้ด้วย สร้างฟรีที่ เครื่องสร้าง QR Code ดาวน์โหลดเป็น PNG เอาไปวางในตำแหน่งที่ต้องการได้เลย ไม่มีค่าใช้จ่ายและไม่มีลายน้ำ
เรื่องที่มักผิดพลาดในใบเสนอราคาครั้งแรก
- ลืมใส่เงื่อนไขชำระเงิน เช่น “ชำระภายใน 30 วัน”
- ใส่ราคาไม่ชัดเจนว่ารวม VAT หรือยัง
- ไม่มีเลขที่ใบเสนอราคา ทำให้อ้างอิงทีหลังยาก
- ไม่ระบุ scope งานให้ชัด แล้วงานบวมทีหลัง
เอกสารที่ดีไม่ได้แค่ดูเป็นมืออาชีพ แต่ป้องกันปัญหาในอนาคตด้วย ลูกค้าเห็นใบเสนอราคาครบถ้วนแล้วจะตัดสินใจเร็วขึ้น และไม่มีข้อแม้ภายหลัง