ฟรีแลนซ์คนที่เพิ่งเริ่มรับงานมักใช้ Excel ทำใบเสนอราคาตามแบบของพี่หรือเพื่อนที่ส่งมาให้ ปัญหาคือ template พวกนั้นส่วนใหญ่ไม่ได้คำนวณ VAT ถูกต้อง หรือต้องแก้ตัวเลขด้วยมือทุกครั้งซึ่งพลาดง่าย
มีทางง่ายกว่านั้น
ใบเสนอราคากับใบแจ้งหนี้ต่างกันยังไง
หลายคนสับสนและส่งเอกสารผิดประเภทจนลูกค้าต้องถามกลับมา
ใบเสนอราคา ส่งก่อนเริ่มงาน เป็นการแจ้งว่าจะทำอะไร ราคาเท่าไหร่ มีเงื่อนไขอะไร ลูกค้ายังไม่ได้จ่ายเงิน แค่ตกลงหรือต่อรองก่อน
ใบแจ้งหนี้ ส่งหลังส่งงานแล้ว หรือตามกำหนดการชำระ เป็นการเรียกเก็บเงินจริง ต้องมีเลขที่เอกสาร วันครบกำหนด และรายละเอียดการโอนเงิน
งานที่วงจรสั้นมักใช้แค่ใบแจ้งหนี้อย่างเดียวก็พอ แต่งานที่ใหญ่ขึ้นหรือมีการต่อรองราคา ควรส่งใบเสนอราคาก่อนเสมอเพื่อป้องกันข้อพิพาททีหลัง
คำนวณ VAT กับภาษีหัก ณ ที่จ่ายยังไง
ตรงนี้คือจุดที่ฟรีแลนซ์ใหม่คำนวณผิดบ่อยที่สุด
ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทนิติบุคคล เวลาโอนเงินมาให้จะหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ออกก่อน แปลว่าถ้าคิดงาน 10,000 บาท โอนมาให้จริง 9,700 บาท ส่วน 300 บาทที่หักไปนั้นลูกค้าจ่ายแทนให้สรรพากร และจะออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายมาให้ด้วย
ถ้าในงานนั้นมี VAT 7% ด้วย ก็ต้องระบุในใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ให้ชัดว่า ราคาก่อน VAT เท่าไหร่ VAT 7% เท่าไหร่ และรวมทั้งหมดเท่าไหร่
ตัวอย่าง ราคางาน 10,000 บาท + VAT 7% = 10,700 บาท แต่ลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของ 10,000 = 300 บาท โอนมาจริง 10,400 บาท
คำนวณตัวเลขพวกนี้ได้ที่ เครื่องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งคำนวณอัตรา 3% 5% ตามประเภทงาน และถ้าต้องการถอด VAT หรือบวก VAT เพิ่ม ใช้ เครื่องคำนวณ VAT ได้โดยตรง
ทำเอกสารออนไลน์ฟรีโดยไม่ต้องติดตั้งอะไร
โปรแกรมสร้างใบเสนอราคา และ โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ ใช้งานได้ทันทีในเบราว์เซอร์ ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่ต้องดาวน์โหลด
กรอกข้อมูลเพียงครั้งเดียว ทั้งชื่อผู้รับเงิน ธนาคาร เลขบัญชี และรายละเอียดผู้ออกเอกสาร ระบบจะจำไว้ในเบราว์เซอร์ รอบถัดไปเปิดมาข้อมูลพวกนี้อยู่ครบ ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำทุกครั้ง
เพิ่มรายการสินค้าหรือบริการ กรอกจำนวนและราคา ระบบคำนวณ VAT และยอดรวมให้อัตโนมัติ กดปริ้นก็ได้ไฟล์ PDF ขนาด A4 ที่ดูเป็นมืออาชีพ ส่งให้ลูกค้าได้เลย
เก็บเอกสารยังไงให้ไม่หาย
ปัญหาที่เจอบ่อยคือทำใบเสนอราคาแล้วหาไม่เจอตอนลูกค้าถามอ้างอิงทีหลัง
วิธีที่ง่ายที่สุดคือบันทึก PDF ลงในโฟลเดอร์ Google Drive หรือ iCloud ที่ตั้งชื่อตาม ปี-เดือน-ชื่อลูกค้า เช่น 2026-03-สยามเทค-ใบเสนอราคา.pdf แค่นี้ก็ค้นหาได้รวดเร็วแม้จะผ่านไปนานหลายเดือนแล้ว
ควรเก็บใบหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่ลูกค้าส่งกลับมาไว้ด้วยเพราะต้องใช้ยื่นภาษีปลายปี ถ้าเก็บไม่ดีหายแล้วหาลูกค้าออกใหม่ให้บางเจ้าไม่สะดวก อาจต้องใช้ statement บัญชีธนาคารมาประกอบแทนซึ่งยุ่งยากกว่า
ฟรีแลนซ์ที่จัดการเอกสารเป็นระเบียบตั้งแต่ต้นปีจะเสียเวลาน้อยกว่ามากตอนยื่นภาษีในเดือนมีนาคมของปีถัดไป