สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ทำใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าแบบมืออาชีพ คำนวณ VAT 7% และหัก ณ ที่จ่าย (3%) ให้อัตโนมัติ จัดหน้าสวยงามพร้อมเซฟเป็น PDF ทันที ไม่ต้องง้อ Excel
โปรแกรมสร้างบิลออนไลน์ (Invoice & Quotation Maker) ฟรี
วงจรเอกสารการเงิน: ใบเสนอราคา > ใบแจ้งหนี้ > ใบเสร็จ ต่างกันอย่างไร?
สำหรับมือใหม่วงการฟรีแลนซ์ หรือเพิ่งเปิดบริษัท การส่งเอกสารผิดประเภทอาจทำให้เบิกเงินลูกค้าไม่ได้ หรือโดนฝ่ายบัญชีตีเอกสารกลับ นี่คือลำดับการใช้งานเอกสาร (Document Flow) ที่ถูกต้องตามมาตรฐานธุรกิจไทย:
ใบเสนอราคา (Quotation)
ด่านแรกของการรับงาน ใช้เพื่อแจ้งขอบเขตงาน (Scope of Work) และราคาให้ลูกค้าพิจารณา ทริก: ควรระบุเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจนในหมายเหตุ เช่น "แบ่งจ่าย 50% ก่อนเริ่มงาน" เพื่อกันปัญหาหนี้สูญ
ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice / Billing Note)
ส่งเมื่อ "งานเสร็จ แต่ยังไม่ได้เงิน" เป็นการทวงถามเพื่อแจ้งให้ลูกค้ารู้ว่าถึงดิวโอนเงินแล้ว เอกสารนี้ยังไม่ถือว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน และยังไม่สามารถใช้เคลมภาษีซื้อได้
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt / Tax Invoice)
ส่งเมื่อ "ได้รับเงินโอนเข้าบัญชีเรียบร้อยแล้ว" เพื่อเป็นหลักฐานว่าการชำระหนี้เสร็จสมบูรณ์ หากคุณจดทะเบียน VAT จะต้องออกเป็น "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" ให้ลูกค้า
วิธีคำนวณ หัก ณ ที่จ่าย (WHT) ให้เป๊ะ ไม่หน้าแตกกับฝ่ายบัญชี
ฟรีแลนซ์สายรับจ้างทำของ, บริการ, เขียนโปรแกรม หรืออาร์ตเวิร์ค มักจะพลาดตอนคำนวณ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) กฎหมายสรรพากรระบุไว้ชัดเจนว่า: "ต้องคำนวณหัก ณ ที่จ่าย 3% จากยอดก่อนรวม VAT เสมอ"
ตัวอย่าง: ฟรีแลนซ์ทั่วไป (ไม่มี VAT) พบบ่อยสุด
รับจ้างเขียนบทความ 10,000 บาท
- ค่าบริการ (Subtotal)10,000.00
- หัก ณ ที่จ่าย 3%-300.00
- ยอดรับจริง (Net Pay)9,700.00
ตัวอย่าง: บริษัทจดทะเบียน (มี VAT 7%)
ค่าจ้างผลิตวิดีโอ 10,000 บาท
- ค่าบริการ (Subtotal)10,000.00
- บวก VAT 7%+700.00
- ยอดรวม (Grand Total)10,700.00
- หัก ณ ที่จ่าย 3% (คิดจาก 10,000)-300.00
- ยอดโอนจริง (Net Pay)10,400.00
*ไม่ต้องนั่งกดเครื่องคิดเลขให้ปวดหัว โปรแกรมของเรามีฟิลด์ คำนวณภาษีออโต้ ที่รองรับทุกสมการบัญชีเหล่านี้สมบูรณ์แบบ
เช็คลิสต์: หัก ณ ที่จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์? 1%, 2%, 3% หรือ 5%
อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายขึ้นอยู่กับ "ประเภทของงานที่จดทะเบียนรับทำ" เพื่อความรวดเร็ว เราสรุปโครงสร้างภาษีที่พบบ่อยของสรรพากรมาให้แล้ว:
| ประเภทงาน / รายได้ | อัตราหัก ณ ที่จ่าย |
|---|---|
| ค่าขนส่งสินค้า (Logistic) | 1% |
| ค่าโฆษณาเพจ, บิลบอร์ด | 2% |
|
ค่ารับจ้างทำของ, ค่าบริการ, ฟรีแลนซ์ (ทำเว็บไซต์, ดีไซน์เนอร์, ช่างภาพ, รับเหมา) | 3% |
| ค่าวิชาชีพอิสระ (กฎหมาย, หมอ, วิศวะเซ็นแบบ, บัญชี) | 3% |
| ค่าเช่าทรัพย์สิน (เช่ารถ, เช่าโกดัง), นักแสดงสาธารณะ | 5% |
| รางวัลชิงโชค, การแข่งขัน, เงินปันผล (Dividend) | 5% หรือ 10% |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลการเงิน จะหลุดไปอยู่ในอินเทอร์เน็ตไหม?
ปลอดภัย 100% ครับ เครื่องมือ Invoice Builder ของเราทำงานแบบ Local Client-Side หมายความว่าข้อมูลทุกตัวอักษรที่คุณกรอก จะถูกประมวลผลบนเบราว์เซอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น ไม่มีการส่งกลับมาเซิร์ฟเวอร์ (No Database)
จำเป็นต้องมี "ตรายาง" หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารไหม?
ตามกฎหมาย ใบเสนอราคา และ ใบแจ้งหนี้ "ไม่ต้องประทับตรายาง" ก็มีผลผูกพันทางกฎหมายหากลูกค้าตอบรับ อีเมลยืนยันก็ใช้เป็นหลักฐานได้ ส่วน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ควรมีลายเซ็นผู้รับเงิน หากส่งเป็นไฟล์ PDF อนุโลมให้แปะรูปลายเซ็น (E-signature) ลงไปได้ครับ
เซฟเป็นไฟล์ PDF แบบไม่ให้หน้าหรือฟอนต์เพี้ยน ทำยังไง?
เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จ ให้คลิกปุ่ม "พิมพ์ / เซฟ PDF" จากนั้นให้เปลี่ยนตัวเลือก
Destination จากเครื่งปริ้นเป็น Save as PDF และควรตั้งค่า Paper
Size เป็น A4 รวมถึงเปิดการแสดงผล
Background graphics เพื่อให้สีและโลโก้ติดไปครบถ้วน